Gestionnaire gouvernance et affaires corporatives (poste permanent)

BIXI est un acteur clé de la mobilité durable dans la région métropolitaine de Montréal ainsi qu’en Estrie, avec un réseau comptant maintenant plus de 12 500 vélos et plus de 1 000 stations répartis dans 13 villes du Québec.

Sa vision est de transformer l'expérience urbaine par une mobilité active, accessible, innovante et collaborative. Créé en 2014 par la Ville de Montréal, BIXI Montréal est un organisme à but non lucratif qui gère le système de vélopartage dans la grande région de Montréal.   

Relevant du directeur général, la personne titulaire de ce poste assure la planification, l’organisation et le bon déroulement des réunions du conseil d’administration, en préparant la documentation et les suivis nécessaires. Elle est responsable de la gestion documentaire officielle, incluant les procès-verbaux, registres et archives légales. Elle assure la coordination entre les membres du conseil, la direction générale et les parties prenantes, tout en soutenant l’intégration des nouveaux administrateurs.

Ce que vous ferez:

Gouvernance (75 %)

·       Planifie, organise et assure le bon déroulement des réunions du conseil d’administration et de ses comités : élaboration de l’ordre du jour, convocation, préparation et diffusion de la documentation;

·    Responsable de recevoir et d’organiser la documentation relative aux instances et de préparer la documentation administrative (projet d’ordre du jour, avis de convocation, etc.);

·     Assiste à toutes les réunions du conseil d’administration et divers comités, rédige les procès-verbaux et résolutions, assure leur diffusion, leur conservation et le suivi rigoureux des décisions prises par les instances;

·       Responsable de la gestion documentaire officielle : registres, procès-verbaux, archives légales et statutaires

·    Coordonne la communication entre les membres du conseil, la direction générale, les comités et autres parties prenantes (Joue un rôle de liaison stratégique);

·     Veille à la tenue, au classement et à l’archivage conforme de la documentation officielle, incluant les registres, les procès-verbaux et les documents juridiques ou statutaires;

·       Développe et met à jour les calendriers de travail des instances, en assurant une planification annuelle conjointement avec la direction générale et la présidente du conseil;

·       Organise l’accueil, l’intégration et la formation des nouveaux administrateurs;

·     Coordonne avec le service de la paie le processus de rémunération des administrateurs (compilation des présences, complétion des divers tableaux, etc.);

·       Gère la plateforme de partage de fichiers sécurisés Dilitrust et est responsable de la mise en ligne des documents pour les différentes séances des instances.

 Soutien à la direction générale et affaires corporatives (25 %)

·       Soutient le directeur général dans le suivi et la gestion des dossiers courants;

·       Élabore, coordonne, communique et s’assure de la mise en œuvre et du suivi des actions découlant de la planification stratégique;

·       Effectue des recherches, compile des données et prépare des documents, des tableaux et des présentations;

·     Améliore les outils de gestion et les méthodes de travail (procédures, échéanciers, etc.) visant à assurer et améliorer l’efficacité;

·       Gère l’agenda du directeur général, notamment en coordonnant la logistique des réunions et des événements;

·       Assiste aux réunions et différents comités de direction, prend les notes et assurer les suivis le cas échéant;

·       Effectue toute autre tâche liée à ses fonctions ou demandée par la direction générale.

Ce qu’on recherche chez vous :

Formations & Expériences

·       Baccalauréat en administration ou domaine connexe ;

·       Minimum de 7 ans d’expérience dans une fonction similaire ;

·       Très bonne maîtrise de la suite MS Office ;

·       Excellente maîtrise de la langue française à l’oral et l’écrit ;

·       Bonne connaissance de la langue anglaise ;

·       Connaissance d’outils en lien avec la fonction constitue un atout (ex: DiliTrust) ;

·       La connaissance du contexte de gouvernance d’organismes publics est considérée comme un atout.

Savoirs

·       Aisance à comprendre les enjeux d’affaires pour arrimer ses tâches et projets à ceux-ci ;

·       Habileté à gérer plusieurs dossiers simultanément avec rigueur et autonomie ;

·       Solides compétences en planification, organisation et communication ;

·       Fortes aptitudes en communication écrite et verbale (français et anglais) ;

·       Excellente capacité rédactionnelle et esprit de synthèse ;

·       Expérience de travail avec la haute direction et les conseils d’administration ;

·       Capacité d’assurer un suivi budgétaire ;

·       Discrétion, éthique professionnelle et respect de la confidentialité ;

·       Sens stratégique, rigueur, diplomatie et esprit collaboratif ;

·       Autonomie et capacité à prendre des initiatives et à résoudre des problèmes complexes ;

·       Leadership collaboratif et habiletés relationnelles développées ;

·       Capacité de travailler sous pression et dans des délais limités ;

·       Discernement, diplomatie et sens politique.

Ce qu’on vous offre :

·    Un emploi permanent;

·   Un salaire concurrentiel au marché;

·    Horaires : 37,5h/semaine du lundi au vendredi;

·    Politique de télétravail (en savoir plus lors des entretiens);

·    Du plaisir : Rire au bureau fait partie du quotidien;

·    3 semaines de vacances, 5 jours de congés personnels par an;

·    REER avec cotisation salariale jusqu'à 5%;

·    Assurances médicales/dentaires dont la première prime est payée à 60% par l'employeur;

·    Une atmosphère de travail positive et agréable axée sur le travail d’équipe et la collaboration;  

·    Environnement de travail dynamique et motivé par la mission de l’entreprise;  

·    Un montant de 250$ est alloué à la pratique d’activités physiques. 

Avantages écoresponsables  

• Une allocation de déplacement en transport actif de 1200$/an pour promouvoir l’utilisation des moyens de transport écoresponsable (ex. : vélos, marche, métro, autobus, train, etc.)

• Et l’incontournable abonnement BIXI avec vélos électriques inclus. Pour rouler librement toute l'année !  

Ce mandat vous interpelle ? Vous avez les connaissances et compétences que nous recherchons ? Faites part de votre intérêt en envoyant votre candidature dès maintenant!  

**Nous ne communiquerons qu’avec les candidatures retenues. 

Faites avancer votre carrière avec BIXI Montréal!

#BIXIOnAvance